به گزارش "گسترش تولید و تجارت" هرچند تخصص برای انتخاب افراد جدید و مناسب در سازمان ضروری است، اما این فرآیند می‌‌‌تواند وقت‌‌‌گیر و دشوار باشد، زیرا مدیران باید از فعالیت‌‌‌های اصلی خود فاصله بگیرند تا بتوانند درخواست‌‌‌های کار را بررسی کرده و گزینه‌‌‌های منتخب را مشخص کنند.

اگر مسوولیت انتخاب دور اول مصاحبه‌‌‌شوندگان به بخش منابع انسانی واگذار شود، چه تاثیری بر روند استخدام خواهد داشت؟

این سناریو در پژوهشی که نشریه کسب و کار هاروارد اخیرا منتشر کرده، مورد مطالعه قرار گرفت.هنگامی که یک شرکت فناوری چندملیتی پیشرو (که به دلایل محرمانگی آن را «الف» می‌‌‌نامیم) وظیفه گزینش اولیه نامزدها را از مدیران به بخش‌‌‌های منابع انسانی منتقل کرد، زنان بیشتری استخدام شدند. این در حالی بود که شرکت الف حتی هدف‌‌‌گذاری خاصی برای بهبود تنوع جنسیتی در نیروی کار عمدتا مردانه خود نداشت.

این مطالعه نشان داد که متخصصان منابع انسانی و مدیران شرکت، با استانداردها و دغدغه‌‌‌های کاملا متفاوتی گزینش اولیه را انجام داده بودند که در نهایت به انتخاب نهایی افراد متفاوتی منجر شد. یافته‌‌‌های این مطالعه، برای شرکت‌‌‌هایی که به دنبال راهی ساده در جهت کاهش برخی از سوگیری‌‌‌های ناخواسته در فرآیند انتخاب و استخدام هستند، پیام مهمی دارد.

سال ۲۰۱۸ بود که شرکت الف دست به تغییراتی در فرآیند انتخاب و استخدام خود زد. در سیستم قدیمی، منابع انسانی همه درخواست‌‌‌ها را به مدیر میانی مربوطه ارسال می‌‌‌کرد. تحت چنین سیستمی، مدیر مربوطه وظیفه محدود کردن کارجویان را بر عهده داشت و پس از آن خود او بود که مصاحبه‌‌‌ها را انجام می‌‌‌داد. در فرآیند جدید، مدیران الزامات شغلی را به منابع انسانی ارائه می‌‌‌دادند، سپس منابع انسانی هفت متقاضی اولیه را برای مصاحبه توسط مدیر انتخاب و معرفی می‌‌‌کرد. در فرآیند استخدامی جدید، کماکان حق تصمیم نهایی استخدام برای مدیران محفوظ بود. اما این تغییر به جهت کاهش تاخیرهای غیرضروری در فرآیند استخدام اعمال شد، چرا که انتظار طولانی برای گزینش ممکن بود کاندیداهای برتر را دلسرد کند.

البته شرکت الف این تغییر را به صورت تدریجی و در هفت مرحله در شعب متعدد عملی کرد. به این ترتیب، فرصت منحصربه‌‌‌فردی برای پژوهشگران فراهم شد تا به بررسی و مقایسه نتایج قبل و بعد از تغییرات بپردازند.پژوهشگران با تحلیل داده‌‌‌های ۸,۷۵۰ استخدام در بیش از دو سال و در بیش از ۶۰ کشور، دریافتند که وقتی گزینش اولیه توسط متخصصان منابع انسانی انجام می‌‌‌شود، زنان بیشتری (با افزایش قابل‌‌‌توجه ۹.۲درصدی) در شرکت استخدام شدند. آنها همچنین دریافتند که این اثر در کشورهایی با دیدگاه‌‌‌های محافظه‌‌‌کارانه‌‌‌تر و سنتی‌‌‌تر درباره مشاغل مناسب برای زنان، بر اساس شاخص هنجارهای اجتماعی جنسیتی سازمان ملل، پررنگ‌‌‌تر و قابل توجه‌‌‌تر بود.

چرا تنوع جنسیتی افزایش یافت؟

برای پاسخ به این سوال، محققان از داده‌‌‌های داخلی سازمان درباره نامزدهای استخدام‌‌‌شده و مجموعه داده درباره آگهی‌‌‌های شغلی شرکت الف استفاده کردند. آنها همچنین یک نظرسنجی در سطح شرکت انجام دادند و با مدیران و متخصصان منابع انسانی مصاحبه‌‌‌های ساختاریافته‌‌‌ای انجام دادند.

شواهد نشان داد که اختلاف قابل توجه میان انتخاب‌‌‌ها و استخدامی‌‌‌ها تا حد زیادی به محدودیت‌‌‌های زمانی مدیران شرکت مربوط است 

محدودیت زمانی اغلب آنها را وادار می‌‌‌کرد برای شناسایی بهترین گزینه به داده‌‌‌های ذهنی متکی باشند؛‌‌‌ از جمله توصیه‌‌‌های همکاران و فرضیات درباره مناسب‌‌‌ترین فرد، تا بتوانند سریع‌‌‌تر تصمیم بگیرند و به کار خود بازگردند. پژوهشگران می‌‌‌گویند احتمالا این امر به تنهایی به تداوم وضعیت موجود شرکت که عمدتا مردانه بود، دامن می‌‌‌زد. از سوی دیگر، احتمال بیشتری داشت که بخش منابع انسانی به داده‌‌‌های عینی درباره نامزدها و تناسب آنها با شرح شغل و الزامات ارائه‌‌‌شده توسط مدیران، وزن بیشتری اختصاص دهد.

نظرسنجی‌‌‌ها همچنین نشان داد که کارکنان منابع انسانی «استخدام» را بخش مهمی از شغل خود می‌‌‌دانستند، در حالی که مدیران آن را بیشتر به‌‌‌عنوان عاملی مزاحم در کارهای روزمره خود می‌‌‌دیدند. مهم‌‌‌تر اینکه وقتی از مدیران پرسیده شد درباره نامزدهای انتخاب‌‌‌شده توسط منابع انسانی و عملکرد کلی منابع انسانی در فرآیند جدید چه احساسی دارند، ۶۰ درصد مدیران پیش از مداخله منابع انسانی، از نقش این واحد در استخدام راضی بودند، در حالی که پس از مداخله منابع انسانی، این رقم به ۸۲ درصد افزایش یافته بود.

با توجه به اینکه اثر گزینش اولیه توسط منابع انسانی در این مطالعه محدود به یک شرکت خاص بررسی شده است، قابل ذکر است که یافته‌‌‌های پژوهش برای هر سازمانی که به دنبال گسترش نیروی کار خود فراتر از گروه غالب جمعیتی است (مانند بیمارستان‌‌‌هایی که سعی در استخدام پرستاران مرد بیشتری دارند) باید با ملاحظاتی همراه باشد.

این پژوهش شواهد قوی ارائه می‌‌‌دهد مبنی بر اینکه متخصصان منابع انسانی، با دانش تخصصی در ارزیابی نامزدها، می‌‌‌توانند با صرف زمان و انرژی کمتری، ارزیابی عینی‌‌‌تر و منسجم‌‌‌تری ارائه دهند و فرآیند استخدام عادلانه‌‌‌تری را برای متقاضیان تضمین کنند.

ملاحظه دوم مربوط به استفاده از هوش مصنوعی در حین فرآیند استخدام است. اگرچه این امر خارج از هدف اصلی این مطالعه است، با این حال یافته‌‌‌های این مطالعه همچنین می‌‌‌توانند راهنمایی‌‌‌هایی در مورد استفاده از هوش مصنوعی در استخدام برای مدیران داشته باشد. استفاده از هوش مصنوعی آموزش‌‌‌دیده برای ارزیابی درخواست‌‌‌ها بر اساس داده‌‌‌های عینی و روشن (سال‌‌‌های تجربه در یک نقش، سطح تحصیلات و غیره) ممکن است به کاهش تکیه بر کلیشه‌‌‌ها هنگام تعیین مناسب‌‌‌ترین فرد کمک کند.

با این حال، صرف انتقال وظیفه گزینش اولیه به هوش مصنوعی، به‌‌‌طور خودکار از سوگیری جلوگیری نخواهد کرد. در واقع، بسیاری از ابزارهای هوش مصنوعی مورد استفاده در استخدام، به دلیل استفاده از داده‌‌‌های دارای سوگیری، متهم به تداوم سوگیری شده‌‌‌اند. بدون آموزش و نظارت مناسب، تصمیم‌‌‌گیرندگان ممکن است کورکورانه خروجی‌‌‌های هوش مصنوعی را دنبال کنند یا سازمان‌‌‌ها ممکن است در آموزش سرمایه‌‌‌گذاری کافی نکنند. رویکرد هوشمندانه‌‌‌تر این است که هوش مصنوعی به‌‌‌عنوان ابزاری در دست متخصصان منابع انسانی و مدیران آموزش‌دیده در نظر گرفته شود تا به واسطه آن، کار خود را با دقت و ظرافت بیشتری انجام دهند.

 در حالی که به نظر می‌‌‌رسد در این مطالعه راهکارهایی برای بهبود تنوع بررسی شده، اما به اذعان نویسندگان، آنها تنها اثر جنسیت را بررسی کرده‌‌‌اند و نمی‌‌‌توانند درباره تاثیر این تغییر بر انواع دیگر تنوع، مانند سن یا نژاد، اظهارنظر کنند. یافته‌‌‌های آنها نشان می‌‌‌دهند که تفویض اختیار به منابع انسانی برای انتخاب دور اول نامزدها می‌‌‌تواند به نتایج عادلانه‌‌‌تری منجر شود و به این ترتیب با تغییری کوچک، شرکت‌‌‌ها می‌‌‌توانند از مزایای نیروی کار فراگیرتر بهره‌‌‌مند شوند.

منبع: HBR